Führungskräfte haben selten etwas dagegen, Urlaub zu genehmigen — was sie stört, ist Unsicherheit. Die zwei Fragen in ihrem Kopf lauten „wann genau?“ und „wer übernimmt Ihre Arbeit?“. Beantworten Sie beide vorab, kündigen Sie so früh wie möglich an, und die Antwort ist fast immer ein schnelles „genehmigt“. Bei einer Krankmeldung gelten lockerere Regeln: Die Vorlaufzeit ist die, die der Morgen erlaubt, und Sie schulden niemandem medizinische Details.
Was in einen Urlaubsantrag gehört
- Ein klarer Betreff — z. B. „Urlaubsantrag — 10.–14. August“. Die Daten gehören in den Betreff.
- Die genauen Daten, inklusive Ihres letzten Tags im Büro und des Tags Ihrer Rückkehr.
- Ein kurzer Grund — eine Zeile reicht („eine Familienreise“, „persönliche Angelegenheiten“). Bei einer Krankmeldung genügt „ich bin nicht arbeitsfähig“; Details schulden Sie nicht.
- Ein kurzer Vertretungs- oder Übergabeplan — was Sie vorher erledigen, wer was übernimmt und wo alles dokumentiert ist.
- Ihre Erreichbarkeit — ob Sie für Notfälle erreichbar oder völlig offline sind.
- Eine höfliche Schlussfrage — „Bitte geben Sie mir Bescheid, ob diese Daten passen.“
Fragen Sie so früh wie möglich — für eine Woche oder mehr sollten es mindestens zwei bis vier Wochen Vorlauf sein, möglichst bevor Flüge gebucht sind. Frühe Anträge werden zu Ihren Bedingungen genehmigt; kurzfristige werden verhandelt.
Fassen Sie sich kurz — besonders im Krankheitsfall
Ein Urlaubsantrag ist kein Aufsatz. Einen Urlaub zu sehr zu begründen wirkt unsicher; eine Krankheit zu sehr auszuführen wirkt wie zu viel des Guten. Senden Sie bei Krankheit so früh wie möglich eine kurze Nachricht, sagen Sie, ob Sie Dringendes von zu Hause erledigen können oder völlig offline sind, und nennen Sie alles im heutigen Kalender, das eine Vertretung braucht. Das war's — Ausruhen ist an diesem Tag die eigentliche Aufgabe.
Vorlage für einen Urlaubsantrag
Vorlage für eine Krankmeldung
In einem Schritt mit Email Writer verfassen
Denken Sie nicht zu lange über zwei Absätze nach. Mit Email Writer beschreiben Sie Ihren Antrag in einer einzigen Zeile, und die App schreibt die vollständige E-Mail — Daten, Übergabezeile und höflicher Schluss inklusive.
Tippen Sie einfach eine Anweisung wie:
Nächsten Freitag freinehmen, anbieten, meine Aufgaben bis Donnerstag zu erledigen
Wählen Sie die Länge Kurz und den Stil Höflich oder Professionell, tippen Sie auf Verfassen, und Sie haben in Sekunden einen versandfertigen Antrag. Ihre Führungskraft arbeitet in einer anderen Sprache? Tippen Sie auf Übersetzen und senden Sie ihn in einer von 40+ Sprachen.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich für eine Krankmeldung einen Grund angeben?
Nein — „Ich bin nicht arbeitsfähig und kann heute nicht arbeiten“ ist ein vollständiger Grund. Sie müssen weder Symptome noch eine Diagnose mitteilen. Manche Arbeitgeber verlangen nach mehreren aufeinanderfolgenden Tagen ein ärztliches Attest, prüfen Sie also die Regelung Ihres Unternehmens bei längerer Abwesenheit.
Wie viel Vorlauf brauche ich für Urlaub?
Prüfen Sie zuerst Ihren Vertrag oder das Handbuch — viele Unternehmen setzen ein Minimum fest. Als Faustregel: Kündigen Sie mindestens doppelt so lange im Voraus an, wie der Urlaub dauert — ein paar Tage für einen einzelnen freien Tag, zwei bis vier Wochen für eine Woche und mehr für alles in einer arbeitsreichen Zeit.